Робота громад у проєктній справі – це завжди про виклики, рішення та досвід, а також про обсяг залучення позабюджетного фінансування. Кожна громада намагається залучити якнайбільшу суму такого фінансування. Історії про успіхи громад у цій сфері багатьом не дають спокою. Разом з тим у наш час не кожен фахівець встигає за трендами, а сумнішою залишається історія про те, як проєктні менеджери та їх громади будують свій успіх на помилках. Утім, без аналізу помилок важко будувати правильні рішення в майбітньому. На початку жовтня експертка Громадського Партнерства "За прозорі місцеві бюджети!", начальник відділу проєктної діяльності, розвитку та міжнародного співробітництва Здолбунівської міської ради Марія Орлова дала низку порад про те, що треба робити, аби виграти грант. У переддень професійного свята проєктних менеджерів (2 листопада) громад вона підготувала для колег антипоради про те, чого ніколи не варто робити.
1. Не тримайте фокус на власних «хотілках» - це важливо як під час написання грантової заявки, так і під час реалізації проєкту. Що потрібно робити на етапі підготовки заявки? Описуючи мету, завдання та результати проєкту необхідно знайти спільне між цілями громади і донора. Якщо ви напишете лише про те, що вам потрібно провести капітальний ремонт приміщення, вам скоріше відмовлять. Але якщо ви додасте, що саме ви плануєте здійснювати в цьому приміщенні, скільки людей залучите і яке буде подальше фінансування (сталість) то ваша проєктна заявка в очах донора отримає інший зміст.
Перегони у задоволенні лише власних «хотілок» на етапі реалізації взагалі можуть призвести до призупинення проєкту та втрати іміджу не лише виконавців, а й цілої спільноти, до якої вони належать громади, наприклад.
2. Не лише проєктні менеджери мають писати та реалізовувати проєкти у громаді. Хибним є уявлення про те, що «якщо в громаді з’явиться проєктний менеджер, то одразу ми виграємо грант». Він однозначно прискорить цей процес, дасть йому поштовх. Але ефективна роль проєктних менеджерів має полягати в модеруванні проєктного процесу, управлінні проєктним мультифункціональним офісом/командою.
3. Не братися за проєкти, на яких розуміються лише проєктні менеджери. Коли є команда, яка пише проєкт, а відсутня команда, що реалізує проєкт – це дуже не рідкісне явище у громадах. Щоб уникнути такої ситуації, необхідно залучати виконавців до підготовки концепцій проєктів, а також корисним є навчання з проєктного менеджменту для всіх учасників (особливо важливою є єдина термінологія і повне розуміння суті проєкту всіма від моменту ідеї до звітування). Технічне рішення проєктів завжди мають пропонуватися або погоджуватись з галузевими фахівцями, наприклад проєкт з тепломодернізації - з менеджером з енергоефективності місцевої ради.
4. Визначити відповідальну особу за координацію проєкту в ОМС. Коли в громаді відсутня посадова особа, яка відповідає за комунікацію з донорами до, під час і після реалізації проєкту, це може спричинити певні непорозуміння і збільшення часу на вирішення оперативних питань, а також «втрати» інформації і можливостей.
5. Не привласнюйте результати проєкту лише собі – здається, що це і так зрозуміло, але наші ОМС постійно припускаються таких помилок. Донор завжди звертає на увагу на результати не тільки вашої діяльності, але й своєї. Тому у ваших дописах постійно згадуйте донора, використовуючи узгоджений дисклеймер (зазвичай додається до угоди), не знімайте «наліпки» донора з техніки та інших матеріальних благ, отриманих завдяки проєкту, навіть після завершення проєкту. Для вас здається це дрібничкою, але для донора - це ваша неповага до їхньої роботи, втрата вашої репутації. Пам’ятайте, донори постійно моніторять офіційні сайти ОМС, а не соціальні мережі, тому інформаційному відділу необхідно це враховувати у роботі.
6. Не відмовляйте донорам в опитуванні, навчаннях, виступах та інших заходах – будьте активними до прохань донорів після завершення активної фази проєкту. Донори часто звертаються з проханням взяти участь в опитуванні, надати пропозиції – в першу чергу, це можливість вплинути на тематику майбутніх програм донорів і заявити своє бажання бути пілотною громадою у реалізації. Участь у навчальних модулях дозволяє поглиблювати знання, ділитися досвідом та шукати партнерів для майбутніх проєктів. Не відмовляйтеся від можливості презентувати результати ваших проєктів на форумах, панельних дискусіях та інших інтеграційних заходах. Не бійтися публічності та бути прикладом для інших.
7. Вам відмовили у підтримці проєкту – не опускайте руки! І найбільш досвідчений проєктний менеджер мав відмови у підтримці проєкту. Це норма. Досвід показує: якщо з 10 поданих концепцій проєктів підтримку отримала хоча б 1 - це гарний результат. Необхідно проводити аналіз помилок, шукати іншого донора або партнера. І наступного разу ви обов’язково отримаєте підтримку.
"Ніщо не зупинить ідею, час якої настав", - казав класик.
8. Не відмовляйте громадським організаціям (ГО) у співфінансуванні проєктів. Чому? ГО є вашими помічниками у реалізації стратегії розвитку вашої громади через проєктну діяльність. Часто донори для реалізації проєктів вимагають від грантоотримувачів (ГО) листи-підтримки та співфінансування проєктів. Тому резервуйте кошти на співфінансування проєктів і розробляйте механізм підтримки таких проєктів на рівні громад, наприклад, рішення сесій, угоди про співпрацю, місцеві цільові програми та інше.
9. Не займайтеся копіюванням - «викраденням ідей/проєктів». Доброчесність у проєктній діяльності така ж важлива, як і доброчесність у фінансових питаннях. «Крадіжка» проєктних заявок - поширене явище. Ви завжди маєте цікавитись, які заявки перемагають, але ваш проєкт має бути особливим і унікальним. Подумайте про тих, хто оцінює ваші проєктні заявки: їм завжди видно дубляж - «десь я вже це читав», і це одразу негативно впливає на оцінку вашої заявки. Оберігайте й свої проєкти від «крадіжок».
10. Не придумуйте більше, ніж вимагає донор. Дочитуйте умови конкурсу до кінця: враховуйте географію діяльності донора, хто може податися, повний перелік документів і досвід подавача, зокрема й фінансовий компонент. Не подавайтесь на великі проєкти без досвіду.
Які моменти в заявці не додадуть позитивних емоцій донору?
- Google-перекладач – користуйтеся професійним перекладом або вдосконалюйте себе!
- Скопійовані (списані) проєкти
- Повтори в тексті
- Недотримання дедлайнів
- Вільний стиль у заявці і багато тексту
- Орфографічні помилки
- Відсутність причинно-наслідкових зв’язків проблема-рішення
- ….
Також про грантрайтинг ви можете переглядати відео на цьому каналі.
Чим більше ви врахуєте досвід інших, тим менше допустите власних помилок. Успіхів!