Річний звіт про виконання бюджету громади - це об’ємний документ і величезна кількість часу, який спеціалісти місцевих рад витрачають на його формування. Часом вся ця праця непід’ємним вантажем лягає на сайти громад та у вигляді кількох друкованих примірників - для голови та депутатів. Тим самим громади знецінюють власну працю та, крім виконання норм закону, не досягають жодного з важливих завдань річного звіту, адже насправді це - можливість поінформувати громаду, вибудувати довіру та репутацію, знайти однодумців, проаналізувати досягнення та невдачі, підсвітити важливі події та врешті-решт сказати самому собі, що попри всі складнощі зроблено дуже багато. Експерти Громадського Партнерства "За прозорі місцеві бюджети!", продовжуючи серію публікацій, підготували кілька порад, як зробити річний звіт не черговою "галочкою" в переліу посадових обов’язків, а вітриною всього зробленого та запланованого.
Спростіть інформацію
Не кожен житель громади холодного вечора читатиме 70 сторінок річного звіту про виконання бюджету, але більшість з задоволенням перегляне лаконічну презентацію в соцмережах. Використовуйте графіки, діаграми та ілюстрації для візуального представлення даних. Розкажіть, звідки в бюджеті гроші, як вони використовувались та яких результатів досягнуто. Порівняйте фінансові показники з попередніми роками. Не додавайте слайди, які не пояснюють ситуацію та не допомагають зробити висновки (наприклад, помісячні розбивки доходів чи видатків).
Інфографіка про структуру бюджету Здолбунівської громади за 2021 рік
Зручним сервісом для підготовки сучасних презентацій є Canva – безкоштовний онлайн-інструмент графічного дизайну. Тут є безліч вже готових дизайнів, які треба лише наповнити власними даними, додати логотип громади та змінити корпоративні кольори.
Адаптуйтесь під цільові аудиторії
Пам’ятайте: канали комунікації для підлітка-спортсмена та пенсіонерки - різні, тому різними мають бути й інформаційні продукти, які ви для них готуєте. Визначте, хто буде читати ваш річний звіт, та адаптуйте його до потреб читача і рівня розуміння.
Не бійтесь представлення своїх напрацювань не на своїй території. Крім традиційного публічного звітування перед депутатами та ЗМІ, додайте ще виїзд до віддаленого старостату, зустріч з фермерами чи профспілкою. Якщо хочете, щоб до процесів у громаді долучилися активні жителі громади, котрі працюють, то публічне звітування проведіть у їхній вільний час і в зручному саме для них місці. У воєнний час варто опробувати безпечний онлайн-формат, який можна широко анонсувати. Для школярів краще організувати бюджетний урок та провести призовий квіз за основними фінансовими показниками.
Невеликі тематичні зустрічі допоможуть спікеру адаптувати звіт про виконання бюджету за минулий рік під авдиторію, а відповідно - отримати більший відгук від слухачів.
Звітна зустріч Баштанського міського голови щодо звіту за 2019 рік з колективом Миколаївгаз
або
Публічне звітування за 2019 рік у віддалених селах Музиківської громади
Якщо ви досі оприлюднюєте свої документи лише на визначеному рішенням сесії інформаційному стенді, то теж подумайте, хто саме є цільовою аудиторією цієї комунікації та чи потрібно сподіватися на результативність цієї традиції.
Виділіть ключові досягнення
Підкресліть основні успіхи та важливі моменти, щоб зробити звіт більш привабливим. Розкажіть, що в цьому році зроблено у сфері безпеки, як громада через місцевий бюджет підтримувала ЗСУ та наближала Перемогу.
Ключові досягнення варто виділити в окремі повідомлення та пости в соціальних мережах. Невеликий обсяг інформації краще сприймається та легший для розуміння. Можна започаткувати рубрику у facebook, наприклад, #Звіт2023, і окремими постами розповісти про результативні цільові програми, інфраструктурні проєкти чи підтримку закладів медицини. Ще зрозумілішим масштабом може стати рубрика #Цифра_дня, в якій розкажіть про суму підтримки місцевого мобілізованого чи вартість 147 тонн дров, які закупили для категорійних родин.
Введення подібних рубрик допоможе наповнити сторінки громади власним контентом і розбавить обов’язкові однотипні репости публікацій центральних органів влади.
Приклад Музиківської громади як складова звіту за І півріччя 2021 року
Забезпечте прозорість та доступність
Обов’язково опублікуйте на сайті громади як підготовлену презентацію зі спрощеною інформацією для широкого загалу, так і повний документ для прискіпливих депутатів та громадських активістів і експертів. Додатково структуруйте цей документ для зручного читання. Не скануйте документ, а краще зробіть його відкритим із можливістю пошуку за змістом, посиланнями на історії успіху чи фотоархіви. Звіт може стати базою знань для працівників ради та жителів громади.
Обов’язково запротоколюйте публічні зустрічі, щоб сьогоднішня інновація на наступні роки вже стала інституційною пам’яттю та успішною традицією управління.
Говоріть про стратегію та плани на майбутнє
Здається, що річний звіт - це лише про минуле, але насправді це можливість підсвітити спільні цінності, проговорити стратегічні кроки та знайти підтримку для їх реалізації.
І вже на стадії звітування за минулий рік плануйте звіт за цей! Робіть фото з заходів та буденних дій, щоб візуалізувати цифри фотографіями зі знайомими місцями та людьми. Продумайте сценарій відеозвіту за 2024 рік, бо це ефективний спосіб комунікації, але досить енергозатратний.
Не сподівайтесь, що після всіх ваших зусиль усі жителі громади зрозуміють складні бюджетні процеси, просякнуть довірою до місцевої влади та візьмуться за руки, щоб допомагати відновлювати громади. Але у людей буде шанс розібратися з масивом даних, знайти відповіді на свої питання, оцінити результати управлінської команди та долучитися до важливих процесів у громаді.
Людмила Погрібна, комунікаційниця ГО "Білозерський центр регіонального розвитку"